Aplikasi manajemen karyawan adalah sebuah sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola seluruh data karyawan. Data karyawan yang dimaksud dapat meliputi data diri karyawan, jumlah kehadiran setiap bulan, slip gaji, rekam jejak karyawan selama bekerja di perusahaan, hingga data-data lainnya.
Tidak sedikit perusahaan yang masih mengelola data karyawan ini dengan aplikasi dasar yang membuat semua data tersebut terpisah karena cara pengolahannya yang berbeda. Misal penghitungan gaji menggunakan Ms. Excel tapi data kehadiran diolah dengan Spreadsheet. Hal ini memang sah saja namun sangat berisiko terjadi kesalahan.
Itulah kenapa aplikasi manajemen karyawan mulai diminati berbagai perusahaan. Tidak hanya perusahaan besar dengan banyak karyawan, namun juga perusahaan yang sedang berkembang. Mengingat banyaknya keuntungan yang dapat diperoleh ketika perusahaan mengintegrasikan sistem aplikasi manajemen karyawan. Berikut beberapa keuntungan yang dapat dirasakan oleh perusahaan:
1. Mengurangi Pekerjaan Manual
Tidak semua pekerjaan HR dapat diselesaikan hanya dengan 1 aplikasi, bahkan aplikasi yang sudah terintegrasi sekalipun. Banyak hal yang masih harus dikerjakan secara manual. Misalnya menjawab konsultasi karyawan dan memikirkan program bagi pengembangan SDM. Namun dengan aplikasi manajemen karyawan, Anda akan menyelesaikan pekerjaan administrasi lebih cepat. Sehingga Anda akan memiliki waktu jauh lebih banyak untuk fokus ke pekerjaan Anda yang sama pentingnya dengan tugas administrasi.
Jika Anda sudah menggunakan aplikasi karyawan untuk mengerjakan hampir semua data karyawan, Anda tidak perlu membutuhkan banyak waktu untuk memastikan keakuratan laporan tersebut. Misalnya, ketika Anda hanya memastikan keakuratan data kehadiran, Anda sudah tidak perlu memeriksa keakuratan dari laporan kehadiran, laporan cuti, dan laporan lain yang berkaitan dengan data kehadiran.
2. Data & Informasi Karyawan Lebih Rapi
Karena Anda hanya menggunakan 1 aplikasi yang sudah meliputi banyak data, maka data-data Anda akan ada dalam 1 wadah yang terstruktur. Sehingga ketika Anda membutuhkan suatu data dari karyawan tertentu, akan lebih mudah dicari dengan memasukkan nomor ID karyawan tersebut.
Kemudian laporan-laporan umum mengenai karyawan tersebut dapat Anda temukan dengan mudah. Mulai dari informasi keluarga, payroll, jabatan, absensi, cuti, dan sebagainya. Dan ketika ada bagian yang membutuhkan data karyawan, Anda dapat langsung memberikannya dengan mudah, dan tidak perlu lagi mengumpulkan data satu per satu.
3. Mengurangi Risiko Data Hilang & Rusak
Ketika Anda menggunakan aplikasi karyawan yang terintegrasi, biasanya Anda akan difasilitasi pemberi layanan aplikasi tersebut dengan server atau cloud penyimpanan data. Sehingga nantinya setiap data akan Anda unggah ke server tersebut. Data-data yang dikirimkan ke server akan tersimpan selamanya tanpa membebani PC Anda dengan ruang penyimpanan yang besar.
Anda juga dapat melihat data-data lama jika diperlukan tanpa harus membuka banyak aplikasi. Banyak aplikasi juga memungkinkan risiko kerusakan data akibat aplikasi yang jarang di update. Serta risiko human error menjadi lebih besar.
4. Dapat Diakses Langsung Oleh Karyawan
Dengan aplikasi ini, karyawan Anda tidak perlu lagi repot ketika ingin mengetahui beberapa hal, misalnya slip gaji. Karena mereka dapat langsung melihat data-data yang ia perlukan tanpa harus memintanya kepada HR atau bagian lain. Tentu saja Anda tetap bisa melindungi data perusahaan yang tidak perlu diketahui semua karyawan.
Selain itu Anda sendiri juga akan dimudahkan ketika Anda harus memberi orientasi kepada karyawan baru. Karena aplikasi yang digunakan seragam, Anda hanya perlu memberi pengantar mengenai sistem tersebut. Kemudian lebih mengusahakan bagaimana caranya agar komunikasi di antara karyawan baru dan karyawan lama terjalin dengan baik.
5. Mempermudah Proses Analisis Data
Dalam 1 tahun bekerja atau 1 periode masa kerja, perusahaan Anda tentu akan mengadakan evaluasi dan monitoring kinerja karyawan dan kinerja perusahaan minimal 1 kali. Evaluasi kinerja ini akan membutuhkan banyak data dan laporan yang dikeluarkan pada tahun atau periode tersebut.
Bahkan untuk evaluasi kinerja perusahaan, Anda membutuhkan laporan pada periode sebelumnya. Jika Anda menggunakan 1 aplikasi karyawan yang terintegrasi, Anda akan lebih mudah mengumpulkan data dan laporan tersebut dan tidak butuh waktu yang lama akibat aplikasi yang terlalu banyak.
Selain itu, data dari aplikasi karyawan yang terintegrasi juga akan memudahkan perusahaan dalam mengambill keputusan yang terkait dengan kebijakan karyawan. Begitu juga dengan Anda dalam membuat program pengembangan SDM. Anda dapat menyesuaikan program yang akan dilaksanakan dengan tren yang sedang terjadi pada karyawan, dilihat dari data dan laporan bulanan yang ada.
Beberapa keuntungan di atas akan cukup meyakinkan Anda untuk segera memanfaatkan aplikasi manajemen karyawan. Tidak harus menunggu perusahaan Anda menjadi besar tapi jadikan aplikasi manajemen karyawan ini sebagai titik balik besarnya perusahaan Anda.
Dimulai dari baiknya pengelolaan administrasi karyawan, kepuasan kinerja karyawan akan meningkat. Kemudian secara tidak langsung produktivitas perusahaan juga meningkat. Talenta adalah salah satu aplikasi manajemen kinerja karyawan yang mudah digunakan dan dapat Anda download pada Playstore maupun App store.
Talenta mencakup 5 fitur utama yang akan membantu manajemen kinerja perusahaan.
- Fitur pertama adalah Tugas dan Rutinitas, dimana pada fitur tersebut perusahaan dapat memantau dan merekam setiap tugas dari diri sendiri maupun karyawan.
- Fitur kedua yaitu Manajemen Proyek yang memudahkan perusahaan dalam mengelola proyek tanpa kehilangan jejak.
- Fitur ketiga, Progress Monitoring adalah fitur yang memudahkan perusahaan untuk memantau perkembangan kinerja karyawan, karena diluar hasil proses merupakan salah satu hal penting dalam menilai kinerja karyawan.
- Fitur keempat, Sistem Penilaian Menyeluruh (360º), dengan fitur ini perusahaan dapat memberikan umpan balik dan penilaian pada karyawan, sehingga dapat meningkatkan komunikasi dan transparansi terhadap kinerja karyawan.
- Terakhir, terdapat pula fitur Laporan Pribadi dan Perusahaan, dimana pada fitur ini nilai-niali perusahaan hingga kinerja karyawan akan tercatat secara lengkap sehingga memudahkan pemilik bisnis, Manajer atau HRD untuk mendapatkan laporan dan mengevaluasi kinerja masing-masing karyawan dan Perusahaan.
Selain memiliki fitur yang lengkap dan mudah untuk digunakan, Talenta dilengkapi pula dengan fitur untuk memberikan penialian terhadap tugas pribadi saat karyawan mensubmit tugas. Fitur tersebut tentu membantu karyawan dan atasan untuk menyeimbangkan ekspektasi dari kedua pihak. Download aplikasi penilaian karyawan berbasis web dan mobile Talenta sekarang dan dapatkan gratis akses selama 14 hari.